Fragt man in einem Unternehmen mit zwanzig bis fünfzig Mitarbeitenden, wie viel Zeit die Buchhaltung mit Routine verbringt, kommt meist eine Schätzung, die zu niedrig ist. Nicht, weil jemand untertreibt. Sondern weil die Arbeit in kleinen Stücken anfällt: zwei Minuten für eine Rechnung, fünf für eine Zahlung ohne klaren Bezug, zehn für eine Mahnung, die man noch schnell formulieren muss. Einzeln fällt das nicht auf. Zusammen ergibt es einen guten Teil der Woche.

Wir schauen in der Buchhaltung deshalb nicht zuerst auf die großen Aufgaben wie den Monatsabschluss, sondern auf die vielen kleinen, die jeden Tag wiederkehren. Vier davon lassen sich in fast jedem Unternehmen automatisieren.

Eingangsrechnungen erfassen

Die Rechnung kommt per Mail, jemand öffnet das PDF, tippt Lieferant, Betrag, Datum und Rechnungsnummer in die Buchhaltungssoftware und legt die Datei ab. Automatisiert liest ein Sprachmodell diese Angaben aus, legt den Beleg ab und übergibt die Daten an die Buchhaltung. Was das Modell nicht sicher erkennt, landet auf einer kurzen Prüfliste. Richtwert: 3 bis 8 Stunden im Monat, je nach Zahl der Rechnungen.

Mahnwesen

Offene Posten werden in vielen Unternehmen dann geprüft, wenn jemand daran denkt. Ein automatisches Mahnwesen prüft jeden Morgen, schickt nach einer festgelegten Frist eine freundliche Erinnerung und danach die Mahnstufen. Ab einer bestimmten Stufe bekommt eine Person eine Aufgabe, denn ob ein langjähriger Kunde eine dritte Mahnung bekommt, entscheidet besser ein Mensch. Richtwert: 2 bis 5 Stunden im Monat. Dazu kommt etwas, das sich schwerer messen lässt: Geld, das früher auf dem Konto ist.

Zahlungen zuordnen

Die Bank liefert die Umsätze, die Buchhaltung ordnet sie den Rechnungen zu. Bei sauberem Verwendungszweck ist das reine Fleißarbeit, und genau die übernimmt ein Abgleich über Rechnungsnummer und Betrag. Übrig bleiben Zahlungen ohne Bezug, Teilzahlungen und Sammelüberweisungen. Die landen auf einer eigenen Liste. Richtwert: 2 bis 4 Stunden im Monat.

Belege und Spesen einsammeln

Der Tankbeleg im Handschuhfach, die Hotelrechnung im privaten Postfach: Am Monatsende fehlt immer etwas. Einfacher wird es, wenn Mitarbeitende den Beleg fotografieren und in einen Chat oder ein Formular schicken. Ausgelesen, abgelegt und der Kostenstelle zugeordnet wird automatisch. Richtwert: 1 bis 3 Stunden im Monat, und weniger Nachfragen vom Steuerberater.

Was das zusammen bedeutet

Zusammen kommen die vier Abläufe auf etwa 8 bis 20 Stunden im Monat. Bei internen Kosten von 50 Euro pro Stunde sind das 400 bis 1.000 Euro im Monat, über ein Jahr also 4.800 bis 12.000 Euro. Die Zahlen sind Richtwerte für ein Unternehmen mit einigen hundert Belegen im Monat. Wer weniger Belege hat, spart weniger, wer mehr hat, entsprechend mehr.

Wichtiger als die Summe ist oft, was sich verschiebt: Die Buchhaltung beschäftigt sich nicht mehr mit dem Abtippen, sondern mit den Fällen, die eine Entscheidung brauchen. Die Freigabe einer ungewöhnlichen Rechnung, die Rückfrage beim Lieferanten, der Kunde, der seit drei Monaten nicht zahlt. Diese Arbeit bleibt beim Menschen, und wir bauen sie bewusst nicht weg.