In vielen mittelständischen Unternehmen gibt es keine eigene Personalabteilung. Die Aufgaben verteilen sich auf Geschäftsführung, Assistenz und Buchhaltung. Das funktioniert, solange wenig passiert. Sobald mehrere Stellen gleichzeitig offen sind oder neue Mitarbeitende anfangen, wird die Verwaltung zur Nebenbeschäftigung, die niemand eingeplant hat.

Vier Abläufe sind dabei besonders gleichförmig und lassen sich gut automatisieren.

Bewerbungen vorsortieren

Jede Bewerbung bekommt eine Eingangsbestätigung, wird mit den wichtigsten Angaben in eine Übersicht eingetragen und mit dem Anforderungsprofil der Stelle abgeglichen. Ein Sprachmodell fasst zusammen, was passt und was fehlt. Wer eingeladen wird, entscheidet ein Mensch, und zwar anhand der vollständigen Unterlagen. Die Vorsortierung sorgt nur dafür, dass er nicht bei null anfängt. Richtwert: 5 bis 15 Stunden pro Stelle, je nach Zahl der Bewerbungen.

Gesprächstermine abstimmen

Drei Mails, bis ein Termin steht, sind eher die Regel als die Ausnahme. Bewerber, die weiterkommen, erhalten stattdessen einen Link, über den sie einen freien Termin selbst buchen. Einladung und Erinnerung gehen automatisch an beide Seiten. Absagen werden aus Vorlagen vorbereitet und vor dem Versand freigegeben. Richtwert: 2 bis 4 Stunden pro Stelle.

Onboarding

Ist der Vertrag unterschrieben, beginnt eine Liste, die in jedem Unternehmen ähnlich aussieht: Zugänge anlegen, Hardware bestellen, Einarbeitungsplan schicken, das Gespräch zum Ende der Probezeit einplanen. Automatisch wird daraus eine Checkliste mit Zuständigkeiten und Fristen, und niemand muss sich merken, was beim letzten Mal vergessen wurde. Richtwert: 3 bis 5 Stunden pro Einstellung.

Urlaub und Abwesenheiten

Ein Antrag per Formular oder Teamchat, eine Freigabe per Klick, ein Eintrag im Teamkalender und eine aktuelle Übersicht der Resturlaubstage. Klingt klein, ersetzt aber in vielen Unternehmen eine Tabelle, die nur eine Person versteht. Richtwert: 1 bis 3 Stunden im Monat.

Was das zusammen bedeutet

Bei einer offenen Stelle und einer Einstellung im Monat kommen etwa 10 bis 25 Stunden im Monat zusammen. Bei internen Kosten von 50 Euro pro Stunde sind das 500 bis 1.250 Euro. Dazu kommt ein Effekt, der sich nicht in Stunden messen lässt: Bewerber, die innerhalb eines Tages eine Rückmeldung bekommen, springen seltener ab.

Bei Personaldaten gilt besondere Sorgfalt. Bewerbungsunterlagen werden nur bei Anbietern verarbeitet, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Und keine Absage geht raus, ohne dass ein Mensch sie gesehen hat.