Wer im Vertrieb arbeitet, wird für Gespräche bezahlt. Ein großer Teil der Woche geht aber für das drauf, was vor und nach den Gesprächen passiert: Notizen ins CRM übertragen, Angebote zusammenstellen, Erinnerungen setzen, Informationen über einen Interessenten suchen. Diese Arbeit ist nötig, aber sie folgt fast immer denselben Mustern. Damit eignet sie sich gut für Automatisierung.
Nachfassen, ohne daran denken zu müssen
Ein Angebot ist raus, und dann passiert nichts. Nicht, weil der Interessent abgesagt hat, sondern weil niemand nachgefasst hat. Eine Follow-up-Strecke schickt nach festgelegten Tagen eine kurze Nachricht und stoppt, sobald eine Antwort kommt. Dann bekommt der Vertrieb eine Aufgabe. Die Nachrichten sind auf den Kontakt zugeschnitten, nicht aus einer Serienvorlage. Richtwert: 3 bis 6 Stunden im Monat, dazu weniger Angebote, die einfach versanden.
Angebote aus dem CRM
Firma, Ansprechpartner, Leistungen, Preise: Fast alles, was in einem Angebot steht, ist im CRM schon vorhanden. Erreicht ein Vorgang die Phase „Angebot“, wird die Vorlage automatisch befüllt und als Entwurf bereitgestellt. Der Vertrieb prüft, passt an und schickt ab. Richtwert: 30 bis 60 Minuten pro Angebot, bei acht Angeboten im Monat also 4 bis 8 Stunden.
Gesprächsnotizen, die sich selbst schreiben
Nach einem Telefonat oder einer Videokonferenz wird das Gespräch, mit Einverständnis der Beteiligten, transkribiert und zusammengefasst: Bedarf, Einwände, vereinbarte nächste Schritte. Die Zusammenfassung landet im CRM, die nächsten Schritte werden als Aufgaben angelegt. Richtwert: 10 bis 15 Minuten pro Gespräch, bei dreißig Gesprächen im Monat also 5 bis 7 Stunden.
Vorbereitet in jeden Termin
Wird ein Termin gebucht, sammelt ein Workflow die öffentlich verfügbaren Informationen zum Unternehmen, aktuelle Meldungen und den bisherigen Kontaktverlauf aus dem CRM. Eine Stunde vor dem Termin liegt ein kurzes Briefing im Postfach. Richtwert: 15 bis 30 Minuten pro Termin, bei fünfzehn Terminen im Monat also 4 bis 7 Stunden.
Was das zusammen bedeutet
Pro Person im Vertrieb kommen so etwa 15 bis 30 Stunden im Monat zusammen. Bei internen Kosten von 60 Euro pro Stunde sind das 900 bis 1.800 Euro im Monat und Person. Die eigentliche Rechnung ist aber eine andere: Jede Stunde, die nicht im CRM verbracht wird, steht für Gespräche zur Verfügung.
Was wir nicht automatisieren: das Gespräch selbst, die Preisverhandlung und die Entscheidung, ob ein Interessent wirklich passt. Ein Vertrieb, der seine Kunden nur noch über automatische Nachrichten erreicht, verliert genau das, wofür man ihn braucht.